Conheça os GT’s Arquifes: Assentamento Funcional Digital – Rede de Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior

Nos últimos dez anos, Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior tem se reunido em encontros nacionais bienais (Enarquifes) em que discutem e aprovam uma carta de resoluções. Para atingir os objetivos definidos nessas resoluções, a Rede Arquifes organiza Grupos de Trabalho.

De acordo com a Carta de Resoluções do VI Enarquifes, o Grupo de Trabalho ‘Assentamento Funcional Digital’ tem as seguintes ações/objetivos:

Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a adequação dos sistemas de tramitação de processos eletrônicos aos requisitos do AFD.

Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a adoção de Sistema de Gestão de Documentos em conjunto com solução de armazenamento, preservação e acesso que atenda a legislação arquivística.

Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a implantação efetiva do processo eletrônico nas atividades de gestão de pessoas, em consonância com o Decreto nº 8.539, de 08 de outubro de 2015, de modo que o número de IFES que utilizam exclusivamente documentos nato digitais nos assentamentos funcionais digitais (AFD) seja ampliado.

Recomendar aos Dirigentes das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) a obrigatoriedade de um arquivista nas comissões constituídas para implantação do AFD nas IFES.

Escalonar os dados obtidos de forma a permitir a atribuição de um nível de aderência (satisfatório, razoável, insatisfatório) ao Programa do Assentamento Funcional Digital de cada uma das IFES e o relacionamento destes níveis ao número de assentamentos e quantidade servidores;

Pleitear junto ao Ministério da Economia esclarecimentos sobre a Infraestrutura de Armazenamento do AFD no que se refere ao cumprimento das legislação e normas arquivísticas;

Pleitear junto ao Ministério da Economia esclarecimentos sobre o número de IFES que concluíram a digitalização dos assentamentos funcionais legados;

Pleitear junto ao Ministério da Economia esclarecimentos sobre possibilidade de aplicação de penalidade ao descumprimento do Projeto Assentamento Funcional Digital por parte de integrante do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal (Sipec);

Pleitear junto ao Ministério da Economia modificações na classificação de documentos incluídos no AFD;

Pleitear junto ao Ministério da Economia o retorno das funções de organização, acesso e edição do SEI-AFD;

Pleitear junto ao Ministério da Economia participação da Rede ARQUIFES na discussão de melhorias do SIGEPE-AFD;

Realizar avaliação da quantidade de servidores dedicados as atividades relacionadas ao AFD nas IFES;

Realizar levantamento dos tipos documentais que compõem o AFD por IFES como subsídio às atividades do Grupo de Trabalho;

Estudar a classificação do Assentamento Funcional dos Servidores;

Pleitear junto ao Ministério da Economia a capacitação dos servidores das unidades de gestão de pessoas e de arquivo das IFES em AFD;

Pleitear junto ao Ministério da Economia a determinação da remoção de documentos estranhos à relação de tipos documentais normatizada dos assentamentos funcionais em suporte papel na fase de preparação para digitalização;

Pleitear junto ao Ministério da Economia a emissão de nota que recomende aos servidores a observação da tabela de documentos funcionais vigente na preparação dos assentamentos funcionais legados a serem digitalizadas para evitar que documentos com restrição de acesso, como atestados médicos e correlatos, sejam indevidamente incluídos no SIGEPE-AFD.

Pleitear junto ao Ministério da Economia a implantação do Sistema Gestão de Serviços (SGS);

Pleitear junto ao Ministério da Economia a inclusão de funcionalidade de geração de relatórios no Sistema de Gestão de Pessoas – Assentamento Funcional Digital (SIGEPE-AFD) que permita o controle das atividades desenvolvidas;

Pleitear junto ao Ministério da Economia a normatização de tipos documentais que compõem o AFD;

Pleitear junto ao Ministério da Economia emissão de ato normativo que disponha a obrigatoriedade de incluir um ou mais arquivistas nas comissões de implantação do AFD nas IFES;

Aprovar interlocução com as entidades sindicais que representam as categorias dos servidores públicos das IFES (Andes, Fasubra, ProIFES e SINASEFE) para discutir os problemas relacionados à implantação do Assentamento Funcional Digital (AFD) e suas consequências aos direitos dos servidores com vistas à propor ações que contribuam para resguardá-los.

As inscrições para colaboradores voluntários dos Grupos de Trabalhos da Rede Nacional de Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior estão abertas até às 23:59 horas do dia 15 de maio de 2020.

Podem participar servidores de Instituições Federais de Ensino Superior ocupantes dos cargos de Arquivista, Técnico em Arquivo e demais cargos que atuem em áreas relacionadas às temáticas do grupo de trabalho. Saiba mais clicando AQUI.