Com o intuito de aprimorar as atividades da Rede de Arquivistas e Técnicos de Arquivo das Instituições Federais de Ensino Superior – REDE ARQUIFES, o seu Comitê Nacional – CNIFES, na última reunião ordinária realizada no dia 15 de maio de 2018, definiu o texto do seu Regimento.
A proposta do Regimento é conferir identidade e estabelecer as áreas de atuação do Comitê, bem como definir o escopo de sua atuação, haja vista não existir documento que discipline seu funcionamento além da resolução que o criou no ENARQUIFES 2011.
O Regimento do CNIFES estabelece objetivos, composição, competências, estrutura e funcionamento do comitê e ainda define as atribuições dos seus membros, dentre outras providências.
A proposta da Gestão 2017-2019 é um Regimento ad referendum, cuja versão final poderá ser aprovada pela IV Reunião da REDE ARQUIFES, evento paralelo já confirmado pela coordenação do VIII Congresso Nacional de Arquivologia(CNA), em outubro de 2018, na cidade de João Pessoa/PB ou pela Plenária do próximo ENARQUIFES.
O texto na íntegra está disponível no site e também no Grupo de WhatsApp da REDE ARQUIFES e a rede poderá enviar suas contribuições para o e-mail arquifes@gmail.com ou diretamente para o representante da sua região no comitê.
REGIÃO CENTRO-OESTE
Nilton Souza Oliveira
Universidade Federal de Goiás – UFG
Thiara de Almeida Costa
Universidade de Brasília – UNB
REGIÃO NORDESTE
Alana Carla Cavalcanti de Oliveira Guimarães
Universidade Federal de Campina Grande – UFCG
Pedro Felipy Cunha da Silva
Universidade Federal da Paraíba – UFPB
REGIÃO NORTE
Jefferson Fernandes Dantas
Universidade Federal do Oeste do Pará – UFOPA
Priscila Rodrigues de Oliveira
Universidade Federal do Amazonas – UFAM
REGIÃO SUDESTE
Vitor Tonini Machado
Universidade Federal de São Paulo – UNIFESP
Zenóbio dos Santos Júnior
Universidade Federal de Ouro Preto – UFOP
REGIÃO SUL
Rosaura Sirlei Tossi Antunes
Universidade Federal do Pampa – UNIPAMPA
Sandra Messa da Silva
Instituto Federal de Santa Catarina – IFSC
COMITÊ NACIONAL DOS ARQUIVISTAS DAS INSTITUIÇÕES
FEDERAIS DE ENSINO SUPERIOR – CNIFES
RESOLUÇÃO Nº 001/2018-CNIFES/ARQUIFES
Cria o Regimento Interno do CNIFES no âmbito
da REDE ARQUIFES e dá outras providências.
CAPÍTULO I – DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Art. 1 – O presente regulamento tem por objetivo disciplinar o funcionamento do Comitê Nacional dos Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior, doravante denominado CNIFES, criado de acordo com a Resolução nº 1 do II Encontro Nacional dos Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior, de agora em diante denominado ENARQUIFES, realizado em 2011 na cidade de João Pessoa/PB.
Art. 2 – O ENARQUIFES é a reunião dos Arquivistas, Técnicos de Arquivo e profissionais afins das Instituições Federais de Ensino Superior- IFES, denominada REDE ARQUIFES, e é realizado a cada dois anos, com o objetivo de ampliar o diálogo e propor soluções relativas às atividades de arquivo nas instituições congêneres.
CAPÍTULO II – DA NATUREZA E DOS OBJETIVOS
Art. 3º – O CNIFES, instituído pelo ENARQUIFES no âmbito da REDE ARQUIFES, possui caráter deliberativo, consultivo e executivo.
Art. 4º – São objetivos do CNIFES:
I – fomentar a realização do ENARQUIFES a cada dois anos;
II – acompanhar e divulgar a execução das resoluções do ENARQUIFES;
III – coordenar a REDE ARQUIFES.
CAPÍTULO III – COMPOSIÇÃO
Art. 5º – O CNIFES será composto por 02 (dois) representantes de cada região do País, com a seguinte formação:
a) 2 representantes da Região Centro-Oeste;
b) 2 representantes da Região Nordeste;
c) 2 representantes da Região Norte;
d) 2 representantes da Região Sudeste; e
e) 2 representantes da Região Sul;
Art. 6º – O CNIFES só poderá ser constituído por servidores públicos federais ocupantes do cargo de Arquivista ou Técnico de Arquivo em IFES.
Art. 7º – A constituição do CNIFES será realizada mediante indicação de nomes apresentados no ENARQUIFES e homologados na plenária final do evento.
Art. 8º – Na ocasião da inexistência de candidatos em número suficiente presentes no ENARQUIFES, caberá ao CNIFES em exercício a validação dos nomes que irão ocupar as representações que porventura fiquem vagas.
Art. 9º – A comunicação da composição final do CNIFES para o biênio seguinte deverá ser feita em até 30 dias após a realização do ENARQUIFES.
Art. 10º – O mandato dos membros do Comitê Nacional dos Arquivistas das Instituições Federais de Ensino Superior CNIFES será de 2 (dois) anos, permitida uma recondução.
Parágrafo único O mandato terá início após divulgação pelo Comitê anterior no prazo de até 30 dias após o ENARQUIFES.
Art. 11º – A estrutura do CNIFES compreende os cargos integrantes de sua estrutura básica, com definições e atribuições definidas por este regimento.
Art. 12º – São cargos integrantes da estrutura do CNIFES
I. Presidência
II. Vice-presidência
III. Secretaria
IV. Secretaria Adjunta
V. Coordenação de Grupos de Trabalho
VI. Coordenação Adjunta de Grupo de Trabalho
VII. Coordenação de Comunicação
VIII. Coordenação Adjunta de Comunicação
IX. Coordenação de Articulação
X. Coordenação Adjunta de Articulação
Parágrafo Único – A definição sobre quais membros deverão ocupar os cargos da estrutura do CNIFES deverá ser realizada de forma voluntária e consensual na primeira reunião do comitê após a realização do ENARQUIFES que o elegeu.
CAPÍTULO IV – COMPETÊNCIAS
Art. 13º – Compete ao CNIFES:
I. Apoiar a preparação, divulgação e realização do Encontro Nacional da REDE ARQUIFES, o ENARQUIFES;
II. Apoiar para a preparação, divulgação e realização dos Encontros Regionais da REDE ARQUIFES;
III. Apoiar para a preparação, divulgação e realização dos eventos realizados pela REDE ARQUIFES;
IV. Manter registro das resoluções dos Encontros Regionais da REDE ARQUIFES;
V. Levar ao conhecimento da plenária final do ENARQUIFES as resoluções dos Encontros Regionais realizados no biênio correspondente ao seu exercício;
VI. Manter registro das resoluções do ENARQUIFES;
VII. Divulgar as resoluções do ENARQUIFES;
VIII. Acompanhar os grupos de trabalho responsáveis pela execução das resoluções do ENARQUIFES, motivando, monitorando e colaborando com a realização das suas atividades;
IX. Administrar o grupo de WhatsApp da REDE ARQUIFES;
X. Administrar o site da REDE ARQUIFES;
XI. Propor a criação de grupos de trabalho de temas que sejam relevantes para o trabalho dos Arquivistas e profissionais afins nas IFES;
XII. Analisar e emitir opinião acerca de temas de interesse da REDE ARQUIFES;
XIII. Reunir-se de forma ordinária a cada 90 dias;
XIV. Reunir-se de forma extraordinária quando houver necessidade, desde que convocada pelo Presidente ou pela maioria dos membros;
XV. Manter registro das pautas e decisões das reuniões ordinárias e extraordinárias;
XVI. Estabelecer diálogo a respeito de temas de interesse da REDE ARQUIFES com
governo, sindicatos, associações e demais órgãos.
CAPÍTULO V – DA ESTRUTURA DO COMITÊ
E DAS ATRIBUIÇÕES DO MEMBROS
Art. 14º – As definições e atribuições dos cargos integrantes da estrutura do CNIFES são:
I. Presidência
Definição: responsável pela convocação das reuniões, motivação dos membros e coordenação dos trabalhos do comitê.
Atribuições:
a) Expedir convocatória das reuniões com respectiva pauta;
b) Presidir as reuniões ordinárias e extraordinárias do comitê;
c) Submeter ao debate e à votação as matérias a serem deliberadas,
apurando os votos e proclamando os resultados;
d) Resolver as questões de ordem;
e) Exercer o voto de desempate;
f) Coordenar a elaboração do plano de trabalho do CNIFES;
g) Coordenar as ações do comitê;
h) Convidar participantes para as reuniões, quando se fizer necessário;
i) Indicar membros para grupos de trabalho,
j) Representar o CNIFES nos atos que forem necessários.
II. Vice-presidência
Definição: responsável por auxiliar a Presidência na realização das suas atividades, substituir a Presidência quando necessário e fornecer apoio nas realização das funções do comitê.
Atribuições:
a) Convocar e presidir as reuniões nos impedimentos da Presidência;
b) Contribuir para a elaboração do plano de trabalho;
c) Colaborar com a Presidência na coordenação das ações do comitê.
III. Secretaria
Definição: responsável por registrar as reuniões do comitê, resoluções dos eventos da REDE ARQUIFES e pela guarda dos documentos do CNIFES/ARQUIFES.
Atribuições:
a) Redigir a ata das reuniões do comitê;
b) Redigir as atas dos eventos da REDE ARQUIFES;
c) Manter a custódia dos registros documentais do CNIFES.
IV. Secretaria Adjunta
Definição: responsável por auxiliar a Secretaria na realização das suas atividades, substituir a Secretaria quando necessário e fornecer apoio na realização das funções do comitê.
Atribuições:
d) Redigir a ata das reuniões do comitê quando do impedimento do(a) titular;
e) Colaborar com a redação das atas dos eventos da REDE ARQUIFES;
f) Colaborar na custódia dos registros documentais do CNIFES;
V. Coordenação de Grupos de Trabalho
Definição: responsável por coordenar os Grupos de Trabalho da REDE ARQUIFES, auxiliar na elaboração, acompanhamento e execução dos respectivos planos de trabalho.
Atribuições:
a) Reunir-se ordinariamente num intervalo máximo de 90 dias com os grupos de trabalho da REDE ARQUIFES e colaborar com o estabelecimento dos seus respectivos planos de trabalho;
b) Acompanhar e colaborar com as atividades dos GTs;
c) Informar ao CNIFES o andamento das suas atividades em todas as reuniões ordinárias;
VI. Coordenação Adjunta de Grupo de Trabalho
Definição: responsável por auxiliar a Coordenação de Grupos de Trabalho na realização das suas atividades, e fornecer apoio nas realização das funções do comitê.
Atribuições:
a) Participar das reuniões da Coordenação dos Grupos de Trabalho e coordenar quando solicitado pelo titular;
b) Colaborar no acompanhamento e na execução das atividades do GTs;
c) Colaborar no monitoramento e no repasse de informações dos GTs para
o CNIFES quando das reuniões ordinárias do comitê.
VII. Coordenação de Comunicação
Definição: responsável por coordenar as atividades de comunicação do comitê com a REDE ARQUIFES, divulgar resoluções dos eventos da REDE ARQUIFES e comunicar ações de interesse da REDE ARQUIFES.
Atribuições:
a) Administrar o site da REDE ARQUIFES
b) Administrar o grupo de WhatsApp da REDE ARQUIFES
c) Publicar resoluções dos eventos da REDE ARQUIFES no site e no grupo;
d) Publicar notícias de interesse da REDE ARQUIFES no site e no grupo;
e) Colaborar na divulgação dos eventos da REDE ARQUIFES;
VIII. Coordenação Adjunta de Comunicação
Definição: responsável por auxiliar a Coordenação de Comunicação na realização das suas atividades, e fornecer apoio na realização das funções do comitê.
Atribuições:
a) Colaborar na administração do site da REDE ARQUIFES;
b) Colaborar na administração do grupo de WhatsApp da REDE ARQUIFES;
c) Colaborar na publicação de resoluções, notícias e eventos da REDE ARQUIFES.
IX. Coordenação de Articulação
Definição: responsável pela articulação do comitê com entes externos à REDE ARQUIFES, pelo levantamento de temas relevantes à REDE ARQUIFES e pelas ações conjuntas do comitê para a consecução dos seus objetivos.
Atribuições:
a) Monitorar e registrar ações que impactem no presente ou no futuro o trabalho dos Arquivistas e Técnicos de Arquivo das IFES;
b) Levar ao conhecimento do CNIFES o resultado do monitoramento das ações do item a;
c) Realizar as ações de comunicação com entes externos à REDE ARQUIFES com o objetivo de esclarecer, solicitar providências ou apoio para a realização das atividades do comitê.
X. Coordenação Adjunta de Articulação
Definição: responsável por auxiliar a Coordenação de Articulação na realização das suas atividades e fornecer apoio na realização das funções do comitê.
Atribuições:
a) Colaborar no monitoramento e registro das ações que impactem no presente ou no futuro o trabalho dos Arquivistas e Técnicos de Arquivo das IFES;
b) Contribuir para que o CNIFES conheça o resultado do monitoramento
das ações do item a;
c) Colaborar com as ações de comunicação com entes externos à REDE ARQUIFES com o objetivo de esclarecer, solicitar providências ou solicitar apoio para a realização das atividades do comitê.
Art. 16º – São atribuições de todos os membros:
I – Comparecer às reuniões conforme convocação;
II – Executar as atividades designadas pelo Presidente;
III – Aprovar o calendário de reuniões;
IV – Analisar, debater e votar as matérias em deliberação;
V – Revisar as minutas de documentos apresentadas ao CNIFES;
VI – Cumprir e fazer cumprir as decisões do CNIFES;
VII – Propor a inclusão de matérias de interesse da área na pauta da reunião;
VIII – Realizar estudos e pesquisas, apresentar proposições, apreciar, emitir pareceres e relatar as matérias que lhes forem submetidas;
IX – Propor e requerer esclarecimentos que lhes forem úteis à melhor apreciação da matéria em pauta;
X – Indicar arquivistas ou técnicos de arquivo das IFES que possam contribuir para esclarecimentos e subsídios sobre matérias constantes da pauta ou desenvolvimento das atividades do CNIFES e
XI – Propor a realização de reuniões extraordinárias.
CAPÍTULO VI – DO FUNCIONAMENTO
Art. 17º – O CNIFES reunir-se-á ordinariamente a cada trimestre e extraordinariamente, sempre que convocado pela Presidência ou por solicitação da maioria de seus membros.
I – As reuniões do Comitê poderão ser realizadas por conferência telefônica, videoconferência ou por qualquer outro meio de comunicação que permita a identificação do membro e a comunicação simultânea com todas as demais pessoas presentes à reunião.
II – As convocações das reuniões ordinárias e extraordinárias será feita com antecedência mínima de 7 (sete) dias, cabendo aos integrantes se manifestarem a respeito da sua disponibilidade de participação num prazo de 24 (vinte e quatro) horas após a publicação da convocação. Na hipótese de indisponibilidade de mais de 50% dos membros, a Presidência deverá marcar nova data. Caso a indisponibilidade seja inferior, fica a cargo da Presidência a decisão pela manutenção da data.
III – A convocação das reuniões do Comitê será efetuada via correio eletrônico para os endereços individuais de cada membro, e informará a plataforma em que será realizada, data, horário de início e fim previstos e as matérias da ordem do dia.
Art. 18º – As deliberações do Comitê serão tomadas pela maioria de seus membros, cabendo ao Presidente, em caso de empate, o voto de qualidade.
Parágrafo Único – As recomendações do Comitê e o resultado de suas discussões serão consolidados pelo Coordenador de Comunicação em um relatório a ser encaminhado a REDE ARQUIFES por meio do site e do grupo de WhatsApp.
Art. 19º – No que se refere às atividades de articulação, o CNIFES poderá:
I. Participar de reuniões com outros órgãos, associações, sindicatos e entidades semelhantes sempre que convidados por um representante;
II. Participar de eventos internacionais de assuntos do interesse da REDE ARQUIFES;
III. Agendar reuniões com órgãos públicos e privados sempre que necessário;
IV. Solicitar à Administração Federal informações sobre atos de governo diretamente relacionados com as atribuições dos integrantes da REDE ARQUIFES.
CAPÍTULO VII – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 20º – As reuniões do CNIFES serão realizadas por convocação da Presidência ou dos demais membros, desde que com devida justificativa, com dia, hora, local e pauta definidos previamente. Não serão permitidas inclusões de assuntos para deliberação de última hora. Os assuntos tratados sem que estejam relacionados na pauta de discussões, mesmo que importantes, terão caráter informativo, não deliberativo, e farão parte, automaticamente, da pauta da reunião seguinte do comitê.
Art. 21º – Os casos omissos a esse regimento serão resolvidos:
I – pela Presidência, quando houver consenso entre os membros do comitê sobre a competência para decidir;
II – pelo Fórum da REDE ARQUIFES no Congresso Nacional de Arquivologia, quando houver consenso entre os membros do comitê sobre a competência para decidir;
III – pela Plenária do ENARQUIFES, em quaisquer outras circunstâncias, considerando ser esta a instância máxima de deliberação da REDE ARQUIFES.
Aprovado na Reunião Ordinária de 15 de maio de 2018.
Alana Carla Cavalcanti de Oliveira Guimarães
Universidade Federal de Campina Grande – UFCG
Jefferson Fernandes Dantas
Universidade Federal do Oeste do Pará – UFOPA
Nilton Souza Oliveira
Universidade Federal de Goiás – UFG
Pedro Felipy Cunha da Silva
Universidade Federal da Paraíba – UFPB
Priscila Rodrigues de Oliveira
Universidade Federal do Amazonas – UFAM
Rosaura Sirlei Tossi Antunes
Universidade Federal do Pampa – UNIPAMPA
Sandra Messa da Silva
Instituto Federal de Santa Catarina – IFSC
Thiara de Almeida Costa
Universidade de Brasília – UNB
Vitor Tonini Machado
Universidade Federal de São Paulo – UNIFESP
Zenóbio dos Santos Júnior
Universidade Federal de Ouro Preto – UFOP