O Arquivo Nacional e a Comissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos (SIGA) apresententaram, no dia 23 de julho de 2021, a devolutiva da consulta pública sobre a proposta do decreto de implementação da Política de Gestão de Documentos e Arquivos (PGDeArq) na administração pública federal.
A Rede Nacional de Arquivistas das IFES (ARQUIFES), encaminhou dez propostas ao Arquivo Nacional, discutidas e elaboradas no Grupo de Trabalho de Política Arquivística Institucional – PAI, que tem a coordenação de Alessandra Germano (UFJF) e submetida pelo Coordenador da Rede Nacional ARQUIFES.
Foram três propostas acatadas, outras três acatadas parcialmente e três não acatadas.
a) Sugestões Acatadas:
Art. 1º “Fica instituída a Política de Gestão de Documentos e Arquivos (PGDeArq), da administração pública federal, com a finalidade de estabelecer princípios e diretrizes gerais para a gestão de documentos e arquivos, com vistas à produção, classificação, tramitação, uso, avaliação, preservação, arquivamento, acesso e difusão de documentos públicos autênticos e confiáveis”;
Inciso VI do Art. 5º, altera o caput para: “Preservar, difundir e dar acesso ao patrimônio documental da administração pública federal.”
CAPÍTULO III inclui o artigo: “Os órgãos e entidades de que trata o §1o do art.1o deste decreto deverão definir no Plano Orçamentário Anual, dotação orçamentária destinada a implementação do Plano de Gestão de Documentos e Arquivos.”
b) Sugestões Acatadas Parcialmente
Art. 9 – Incluir os seguintes itens: “Manual de gestão arquivística de documentos e arquivos;
Esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos;
Vocabulário controlado;
Instrumentos de pesquisa.”
§ 4º do Art. 10 – Alterar o caput para: “A identificação e submissão dos conjuntos documentais que excepcionalmente não constarem na tabela de temporalidade e destinação de documentos será objeto de avaliação pela CPAD do órgão, mediante elaboração de Plano Especial de Destinação de Documentos, aprovado pelo titular do órgão ou entidade e pela Direção-Geral do Arquivo Nacional, responsável por autorizar o uso do Plano Especial de Destinação de Documentos no âmbito do SIGA.”
Artigo 12º – Inclusão de dois parágrafos: Parágrafo 1º: “O Plano de Gestão de Documentos e Arquivos deve estar articulado aos demais planos e políticas informacionais existentes no órgão ou entidade, tais como políticas de sistemas e segurança da informação.”
Parágrafo 2º: “O Plano de Gestão de Documentos e Arquivo deve contemplar as fases de planejamento, implementação e avaliação de suas estratégias e ações.”
b) Sugestões Não Acatadas
Art. 2º na inclusão dos seguintes conceitos e definições: “Avaliação, Aquisição, Classificação, Descrição, Difusão, Produção, Instrumento de pesquisa e Cadeia de custódia.”
Capítulo IV – Incluir artigo: “Em até seis meses a contar da publicação deste Decreto será criado o Comitê de Acompanhamento e Avaliação da Política de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal composto no mínimo por um representante dos seguintes segmentos:
I. Comissão de Coordenação do SIGA;
II. Ministério Público Federal;
III. Cursos de Arquivologia;
IV. Associações profissionais de arquivistas;
V. Associações de historiadores;
VI. Associações da sociedade civil de atuação na fiscalização das contas públicas; e
VII. Subcomissões do SIGA.”
Capítulo IV – Incluir artigo: “Todo setor de Gestão de Documentos e Arquivo deve contar com arquivistas, conforme atribuições especificadas na lei que regulamenta o exercício da sua profissão, em número proporcional e adequado ao atendimento das necessidades dos usuários.”
Consideramos ser fundamental que a sociedade civil possa participar de consultas como estas, contribuindo de forma propositiva as normas que refletem a gestão de documentos, na consolidação plena da Política de Gestão de Documentos e Arquivo para a Administração Pública Federal.
O tema é de profunda importância, e consideramos ser necessário, uma articulação sinergética entre a Rede Nacional de Arquivistas das IFES (ARQUIFES) com o Fórum Nacional de Ensino e Pesquisa em Arquivologia (FEPARQ) e o Fórum Nacional de Associações de Arquivologia do Brasil (FNArq), dentre outras instituições, que queiram fortalecer esse debate com o Arquivo Nacional e o CONARQ.