O Ministério da Educação (MEC) reinstituiu com inovações a sua Subcomissão de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal (Subsiga/MEC) com a assinatura da Portaria MEC nº 148, de 26 de fevereiro de 2025, pelo ministro Camilo Santana. A perspectiva é que o novo dispositivo garanta a agilidade necessária para a gestão de documentos em um contexto cada vez mais digital e dinâmico.
O Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos da Administração Pública Federal, criado pelo Decreto nº 4.915, de 2003, e atualizado pelo Decreto nº 10.148, de 2019, tem dentre suas finalidades “garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal o acesso aos arquivos e às informações neles contidas, de forma ágil e segura, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições legais”.
Publicada no D.O.U. em 28 de fevereiro, a portaria do MEC inova ao garantir que parte essencial da sua composição de membros, a relativa às Instituições Federais de Ensino e demais entidades vinculadas ao Ministério, sejam os titulares e substitutos das unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos e arquivos no âmbito das referidas instituições, dispensando o moroso processo anterior de uma única nomeação através do MEC.
Além disso, contribui para o reconhecimento dos arquivistas ao estabelecer aos dirigentes destas instituições priorizar “servidores efetivos, com formação em arquivologia ou área correlata, que estejam no desempenho de atividades arquivísticas” no ato de designação do representante junto à Subcomissão quando inexiste uma unidade de gestão de documentos e arquivos no órgão.
Em dados recentes, as Universidades e Institutos Federais somam cerca de 116 autarquias, e arquivistas e técnicos em arquivo destas instituições somam cerca de 800 servidores.
A primeira reunião da Subcomissão nesta nova configuração será realizada através de webconferência no dia 10 de abril de 2025, às 14 horas, e irá tratar da consolidação da representação das entidades vinculadas, apresentação do Grupo de Trabalho responsável pela atualização do código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das instituições federais de ensino superior e a respectiva tabela de temporalidade, bem como demandas estabelecidas a serem tratadas pela Subsiga/MEC.
A nova Subcomissão é resultado do trabalho da Coordenação de Informação e Documentação (COID) da Subsecretaria de Gestão Administrativa (SGA) com participação da Rede de Arquivistas e Técnicos em Arquivo das Instituições Federais de Ensino Superior (Rede Arquifes). Estiveram a frente do trabalho, Carla Oliveira, coordenadora da COID e Geraldo Coelho, atual presidente da Subsiga/MEC, pelo MEC, Cinara Reis Flores, Josedete Gonçalves Xavier e Rodolfo Peres Rodrigues pelo Comitê Nacional da Rede Arquifes e Débora Flores pela Comissão de Diretores de Unidades relativas à Arquivo e/ou Gestão de Documentos das IFES.
Em caso de dúvidas e mais informações, a equipe do MEC responsável pelo Subsiga/MEC pode ser contatada pelo e-mail subsiga@mec.gov.br.
Acesse a portaria: Portaria MEC nº 148, de 26 de fevereiro de 2025