Nota de Repúdio a Portaria MEC 22/2017

NOTA DE REPÚDIO Nº 2/2018/ARQUIFES

Assunto: Portaria MEC nº 22/2017

O Comitê Nacional da REDE ARQUIFES, constituída pelos Arquivistas e Técnicos de Arquivo das Instituições Federais de Ensino Superior, MANIFESTA SEU REPÚDIO, PRESTA ESCLARECIMENTO E SOLICITA PROVIDÊNCIAS em razão da publicação no Diário Oficial da União da Portaria MEC n° 22, de 21 de dezembro de 2017, que dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento de instituições de educação superior e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino e autoriza a eliminação de documentos acadêmicos originais das IFES após a conversão de suporte por meio do processo de digitalização, manifestando desconformidade com legislação arquivística brasileira.

A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política de arquivos públicos e privados e, em seu Art. 26 cria o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) que tem a finalidade implementar essa política, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

A Constituição Federal e a referida Lei delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e de acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Assim, o CONARQ tem concentrado esforços para suprir o Brasil de um importante corpus de atos normativos que regulam matérias arquivísticas sobre diversos temas relativos à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos públicos. O CONARQ é responsável pela edição de decretos regulamentadores da Lei nº 8.159 e de resoluções que tratam de temas diversos relativos à gestão de documentos convencionais e digitais, microfilmagem, digitalização, transferência e recolhimento de documentos de qualquer suporte, classificação, temporalidade e destinação de documentos, acesso aos documentos públicos, capacitação de recursos humanos, terceirização de serviços arquivísticos públicos, dentre outros.

O Art. 42 da Portaria MEC nº 22/2017 dispõe sobre os casos em que as mantenedoras da IES descredenciadas impossibilitadas de guarda e de manutenção do acervo, em seu § 2º, delegará a uma IFES a responsabilidade pela guarda, manutenção, emissão e registro de diplomas e demais documentos acadêmicos,e no § 4º, a transferência será feita para instituição federal da mesma unidade federativa da IES descredenciada.

Acatando aos excertos acima mencionados, a Portaria MEC nº 22/2017 expressa corretamente em seu Art. 43 que acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos nato-digitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características:

I – capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital;

II – forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital;

III – método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação;

IV – utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo.

O artigo transcrito tem aderência à Medida Provisória e Resoluções do CONARQ que estão contidas na Coletânia da Legislação Arquivística (http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/coletanea-da-legislacao-arquivistica-e-correlata.html) e versam:

·         CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – CONARQ

CARTA PARA A PRESERVAÇÃO DO PATRIMÔNIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL – 6 de julho de 2004.

·         LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 201

Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

·         MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001

Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

·         RESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007

Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR

·         RESOLUÇÃO Nº 31, DE 28 DE ABRIL DE 2010

Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes.

·         RESOLUÇÃO Nº 39, DE 29 DE ABRIL DE 2014

Estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

·         RESOLUÇÃO Nº 43, DE 04 DE SETEMBRO DE 2015

Altera a redação da Resolução do CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

Porém, a Portaria MEC nº 22/2017, no Art. 44, versa que “vencido o prazo de guarda da fase corrente, o documento em suporte físico do acervo acadêmico em fase intermediária, cuja destinação seja a eliminação, poderá ser substituído, a critério da instituição, por documento devidamente microfilmado ou digitalizado, observadas as disposições, no que couber, da Lei Nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto Nº 1.799, de 30 janeiro de 1996”.

Percebe-se um equívoco neste artigo ao tratar o documento digitalizado em conformidade com um microfilme cuja legislação própria data de 1968 e o decreto que a regulamenta data de 1996. A referida legislação permite a eliminação de documentos de guarda intermediária com eliminação prevista em tabela de temporalidade documental e regula o registro das empresas fornecedoras do serviço, os tipos de filmes que devem ser utilizados, os padrões e métricas e as sinaléticas necessárias.

A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos em seu Art. 6º estabelece que “os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”, não existindo, portanto, amparo legal para a eliminação dos documentos acadêmicos originais que forem digitalizados.

É importante citar, também, que o MEC reconhece a autoridade do Arquivo Nacional como instituição arquivística pública na sua esfera de competência ao citar no Art. 35. “as IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter sob sua custódia os documentos referentes às informações acadêmicas, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ Nº 92, de 23 de setembro de 2011, conforme Anexo desta Portaria, e suas eventuais alterações”.

Os referidos instrumentos técnicos foram elaborados por um Grupo de Trabalho composto por diversas universidades, sob coordenação do Arquivo Nacional e aprovados pelo seu Diretor-Geral de acordo com a Portaria AN/MJ nº 092, de 23 de setembro de 2011 – DOU nº 185, e referendados pelo MEC para aplicação às Instituições de Educação Superior (IES), de acordo com a Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013.

“Art. 1º Aplicam-se às Instituições de Educação Superior (IES) previstas no art. 16 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, todas as normas constantes no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 26 de setembro de 2011, e constantes no ANEXO I desta Portaria.

§ 1º O Acervo Acadêmico será composto de documentos e informações definidos no Código e na Tabela constantes no ANEXO I, devendo a IES obedecer a prazos de guarda, destinações finais e observações previstos na Tabela.

§ 2º Vencido o prazo de guarda da Fase Corrente, o documento em Fase Intermediária, cuja destinação, prevista na Tabela do ANEXO I, seja a eliminação, a IES poderá substituir o respectivo documento físico do Acervo Acadêmico por documento devidamente microfilmado, observadas as disposições, no que couber, da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e do Decreto nº 1.799, de 30 janeiro de 1996.”

Neste caso, além de instrumentos relativos a classificação, temporalidade  e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino, é necessário que cada instituição observe, também, a Resolução CONARQ nº 40, de 9 de dezembro de 2014 que “dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR”.

Pelo exposto, o Comitê Nacional da REDE ARQUIFES considera que a Portaria nº 22 – MEC possui questões que potencializam a insegurança jurídica e não obedecem a legislação vigente. Assim, o CNIFES reivindica a alteração do Art. 44, retirando daquele conteúdo a possibilidade de eliminação de documentos digitalizados.

Solicitamos que o Arquivo Nacional seja convidado a manifestar-se por meio do seu corpo técnico a fim de ratificar os esclarecimentos prestados por este Comitê, bem como a prestar novos esclarecimentos.

E, por fim, colocamo-nos à disposição para contribuir em necessárias discussões sobre quaisquer medidas que se façam necessárias à gestão, à preservação e ao acesso dos documentos que compõe os acervos acadêmicos, bem como para os documentos referentes ao ensino, à pesquisa, à extensão, à inovação e à cultura produzidos no âmbito das IES, garantindo assim o direito dos cidadãos e a memória das instituições.

5 de fevereiro de 2018.